1. Identiteit
ROOTSbyNaeo is een handelsnaam van Stichting Everglades Consultants, een stichting naar Nederlands recht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 34186524 en statutair gevestigd te Amsterdam. E-mail: info@rootsbynaeo.eu.
2. Toepasselijkheid
Deze voorwaarden gelden voor offertes, opdrachten en overeenkomsten waarbij ROOTSbyNaeo diensten verricht voor een opdrachtgever die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Zij gelden alleen als in de offerte of overeenkomst naar deze voorwaarden is verwezen. Algemene voorwaarden van de opdrachtgever gelden uitsluitend als ROOTSbyNaeo deze uitdrukkelijk schriftelijk heeft aanvaard.
3. Totstandkoming en rangorde
Een overeenkomst ontstaat wanneer de opdrachtgever een schriftelijke offerte van ROOTSbyNaeo aanvaardt of ROOTSbyNaeo de opdracht schriftelijk bevestigt. De offerte of opdrachtbevestiging bepaalt de omvang van de dienst, het honorarium, de planning en de op te leveren resultaten. Bij strijdigheid gaat de offerte of opdrachtbevestiging voor.
4. Aard van de diensten
ROOTSbyNaeo verricht gestructureerde juridische analyse en documentatie rond de AI Act, waaronder indien overeengekomen ROOTS Scan, ROOTS Dossier en ROOTS Register. De precieze inhoud wordt per opdracht bepaald. ROOTSbyNaeo is geen aangemelde instantie, geeft geen certificering af en vervangt geen conformiteitsbeoordeling wanneer die wettelijk vereist is.
Tenzij doorlopende monitoring of gebruik van ROOTS Register uitdrukkelijk is inbegrepen, heeft een opdracht betrekking op de feiten en het recht op de vermelde peildatum. Een wijziging van het systeem, het gebruik, de organisatie, richtsnoeren of wetgeving kan herbeoordeling nodig maken.
5. Uitvoering en medewerking
ROOTSbyNaeo voert de opdracht zorgvuldig en onafhankelijk uit. Een leverdatum is een inschatting, tenzij deze uitdrukkelijk als fatale termijn is overeengekomen. De mededeling dat binnen drie werkdagen op een contactverzoek wordt gereageerd, is geen leveringstermijn voor een opdracht.
De opdrachtgever verstrekt volledige, juiste en tijdige informatie en meldt relevante wijzigingen. ROOTSbyNaeo mag afgaan op informatie van of namens de opdrachtgever, tenzij verificatie uitdrukkelijk onderdeel is van de opdracht. Vertraging of extra werk door onvolledige, onjuiste of late informatie komt voor rekening van de opdrachtgever.
6. Honorarium en betaling
Honorarium, belastingen, kosten en een eventuele betalingsregeling staan in de offerte of opdrachtbevestiging. Facturen worden betaald binnen de op de factuur vermelde termijn. De opdrachtgever schort betaling niet op en verrekent niet, behalve voor zover dwingend recht anders bepaalt. Redelijk meerwerk buiten de afgesproken omvang wordt alleen in rekening gebracht nadat de opdrachtgever daarover is geïnformeerd.
7. Gebruik en intellectuele eigendom
Na betaling mag de opdrachtgever de overeengekomen resultaten gebruiken en delen voor interne governance, contractering, inkoop, audit, juridische en toezichtdoeleinden. De ROOTS-methode, beslisarchitectuur, modellen, software en onderliggende knowhow blijven van ROOTSbyNaeo of haar licentiegevers. De opdrachtgever mag die onderliggende materialen niet verveelvoudigen of exploiteren als concurrerend product of concurrerende dienst.
8. Geheimhouding en persoonsgegevens
Iedere partij houdt vertrouwelijke informatie van de andere partij geheim, behalve waar verstrekking voor de opdracht nodig is, de andere partij toestemming geeft of de wet of een bevoegde autoriteit verstrekking verlangt. Iedere partij blijft verantwoordelijk voor de eigen naleving van de privacywetgeving. Verwerking rond websitecontact staat in de privacyverklaring; verwerking binnen een opdracht wordt waar nodig afzonderlijk geregeld.
9. Derden
ROOTSbyNaeo mag zorgvuldig geselecteerde dienstverleners gebruiken voor hosting, communicatie en operationele ondersteuning. Hosting-, VPN- en VPS-diensten worden uitsluitend afgenomen van ondernemingen die in de Europese Unie zijn gevestigd. Inhoudelijk werk wordt alleen aan een andere professional toevertrouwd als de opdracht dit toelaat of de opdrachtgever instemt, behoudens routinematige ondersteuning waarbij de verantwoordelijkheid voor de juridische conclusie niet wordt overgedragen.
10. Verantwoordelijkheid en vertrouwen op resultaten
Een juridische analyse hangt af van de feiten, afbakening, aannames en peildatum in het resultaat. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor beslissingen, implementatie, naleving en verklaringen die hij op eigen naam aflegt. Een uitkomst, reactie van een toezichthouder of aanvaarding door een derde wordt niet gegarandeerd.
11. Aansprakelijkheid
De totale aansprakelijkheid van ROOTSbyNaeo uit of in verband met een overeenkomst, ongeacht de grondslag, is beperkt tot directe schade en, behalve bij opzet, bewuste roekeloosheid of voor zover een beperking volgens dwingend recht niet is toegestaan, tot het honorarium exclusief btw dat de opdrachtgever voor de betreffende opdracht daadwerkelijk aan ROOTSbyNaeo heeft betaald. ROOTSbyNaeo is niet aansprakelijk voor indirecte schade, winstderving, bedrijfsstagnatie of schade veroorzaakt door informatie die de opdrachtgever onvolledig, onjuist of niet actueel heeft verstrekt.
12. Opschorting en beëindiging
Iedere partij mag een doorlopende opdracht met een redelijke schriftelijke opzegtermijn beëindigen. Een partij mag onmiddellijk opschorten of beëindigen als de andere partij wezenlijk tekortschiet en, voor zover herstel mogelijk is, na schriftelijke kennisgeving niet herstelt. Verricht werk en onvermijdbare verplichtingen tot de einddatum blijven verschuldigd. Bepalingen die naar hun aard na beëindiging behoren voort te duren, blijven gelden.
13. Overmacht
Een partij is niet aansprakelijk voor vertraging of tekortschieten door omstandigheden buiten haar redelijke invloed. De getroffen partij informeert de andere partij en hervat de uitvoering zodra dat redelijkerwijs mogelijk is. Duurt de situatie zo lang dat voortzetting onredelijk is, dan mag iedere partij het getroffen deel van de overeenkomst beëindigen.
14. Klachten
De opdrachtgever meldt een klacht spoedig na ontdekking en verstrekt voldoende informatie voor onderzoek. Partijen proberen het geschil eerst in goed overleg op te lossen.
15. Recht en geschillen
Nederlands recht is van toepassing. Geschillen die niet in overleg worden opgelost, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst.
16. Taal en wijzigingen
Bij verschil tussen de Nederlandse en Engelse tekst gaat de Nederlandse versie voor. De versie die in een overeenkomst van toepassing is verklaard, blijft voor die overeenkomst gelden tenzij partijen anders afspreken. Een bijgewerkte versie geldt alleen voor latere opdrachten.